Oprichting van een bedrijf in Duitsland

Juridische leidraad voor Nederlandse bedrijven

Nederlanders handelen snel, soms iets te snel. Een oprichting van een bedrijf in Duitsland dient onder juridische, fiscale en bedrijfseconomische aspecten goed te worden voorbereid en omgezet om niet achteraf zaken onder hoge kosten te moeten reparen. Gezien Duitsers langzamer handelen dan Nederlanders is er in de meeste gevallen voldoende tijd voor een solide aanpak.

Motieven voor het oprichten van een bedrijf in Duitsland

De belangrijkste motieven voor een Nederlands bedrijf om in Duitland een vestiging op te richten zijn:

·         Dichterbij Duitse afnemers en Duitse toeleveranciers

·         Duitse afnemers zijn eerder geneigd met Duitse bedrijven dan met Nederlandse bedrijven zaken te doen

·         Beschikbaarheid van personeel is in Duitsland groter dan in Nederland

·         Overheidssubsidies

·         Grond is goedkoper en in grotere mate beschikbaar

Keuze van de juiste rechtsvorm in Duitsland

Het Duitse recht biedt verschillende rechtsvormen voor zakelijke activiteiten. Voor keuze van de meest geschikte rechtsvorm is een zorvuldige analyse van de individuele eisen onder inachtneming van juridische en fiscale aspecten noodzakelijk.

Mochten de zakelijke activiteiten een hoog aansprakelijksheidsrisiko met zich meebrengen is het aan te bevelen de aansprakelijkheid van de vennoten door de keuze van een adequate rechtsvorm te beperken. Meestal wordt in dit geval voor de rechtsvorm van de GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) gekozen. De GmbH is vergelijkbaar met de Nederlandse B.V.. Alternativ kan men de oprichting van een GmbH & Co. KG (GmbH & Co. Kommanditgesellschaft; bei een commanditair vennootschap is de aansprakelijkheid van de commanditaire vennoten beperkt op hun commanditair kapitaal) of een AG (Aktiengesellschaft; indien een groot bedrijfskapitaal noodzakelijk blijkt te zijn, dat door vele investeerders moet worden bijeengebracht) te overwegen. Bij deze beide laatste twee rechtsvormen is de oprichting en de werking echter een stuk duurder dan bij een GmbH.

De GmbH is vergelijkbaar met de Nederlandse B.V.. Er zijn echter talloze details die verschillen. Het maatschappelijk kapitaal van de GmbH dient ten minste 25.000,00 € te bedragen. Bij een GmbH met tenminste twee vennoten moet dit bedrag bij oprichting maar voor de helft worden ingebracht. Sinds kort kent men in Duitsland ook een kleine GmbH, de “UG (haftungsbeschränkt”  oftewel “Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)”. Het kapitaal dat bij oprichting moet worden ingebracht bedraagt dan maar één Euro. Bei beide vennootschapsvormen moeten de vennoten in geval van faillissement wel in totaal 25.000,00 € ingebracht hebben of nog inbrengen. Het blijft af te wachten of leveranciers en klanten de UG als zakenpartner zullen accepteren. In elk geval zullen bankleningen moeilijker te verkrijgen zijn. De Unternehmergesellschaft kan met een hele korte gestandardiseeerde overeenkomst worden opgericht, die echter in de meeste gevallen niet aan de praktische eisen voldoet. Om deze redenen lijkt het verstandig in plaats van een UG direkt een GmbH op te richten.

Het Duitse recht kent ook de met de Nederlandse maatschap vergelijkbare GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) of de met de v.o.f. vergelijkbare OHG (offene Handelsgesellschaft). Deze beide rechtsvormen zijn bij vergelijking goedkoop op te richten en flexibel te vormen. Zij zijn echter alleen voor minder riskante zaken of alleen in de startfase geschikt (omdat de vennoten voor de schulden onbeperkt aansprakelijk zijn, ook met hun privévermogen).

Elke vennootschapsovereenkomst is onder afweging van de belangen van de verschillende vennoten zorgvuldig op te stellen om ook in kritische situaties adequate oplosssingen te kunnen bieden. In het bijzonder moeten ook doelmatige oplossingen voor een beeindiging van de samenwerking worden geformuleerd.

Vennootschapsbelasting in Duitsland

De kapitaalvennootschapsbelasting bestaat in Duitsland uit federale (Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag) en lokale componenten (Gewerbesteuer - elke gemeente heeft zijn eigen heffingspercentage) zodat de kapitaalvennootschapsbelasting in totaal sinds 2008 nominaal ca. 31% en effectief ca. 28% (Nederland nominaal ca. 25,5% en effectief ca. 23%) bedraagt (bron: Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung).

Kapitaal, financiering

Bij de kapitaalverschaffing is rekening te houden met juridische en fiscale aspecten. De nodige zorg is niet alleen aan de keuze van de financieringsvorm (bijv. “öffentliche Eigenkapitalhilfe”, “atypische oder typische stille Beteiligung”, “partiarisches Darlehen” – het winstbegrip is exact te formuleren, omdat de rente van de winst afhankelijk is - of “Gesellschafterdarlehen” event. met “Rangrücktrittsvereinbarung”) te besteden, maar ook aan de gestalte van de gekozen financieringsvorm (bijv. medebeslissingsrecht van investeerders, looptijden, opzeggingsmogelijkheden, zekerheden - borgakten en bestemmingsverklaringen van banken moeten exact worden gecontrolleerd -).

Subsidies in Duitsland

Subsidies moeten voor begin van de activiteiten worden aangevraagd. Informatie over subsidiemogelijkheden is verkrijgbaar bij de Wirtschaftsförderungsgesellschaften in de verschillende Bundesländer of bei Germany Trade and Invest (www.gtai.de). Een overzicht van de subsidies en financieringsmogelijkheden vindt u onder www.foederdatenbank.de

Huur van bedrijfsruimte en koop van vastgoed in Duitsland

Bij het huren van bedrijfsruimte is te proberen een aanpassing van de ruimtebehoefte aan de bedrijfseconomische ontwikkeling overeen te komen. Huurcontracten met een looptijd van meer dan één jaar moeten schriftlijk worden gesloten. Bijzondere aandacht is aan de opzeggingsmogelijkheden van verhuurder en huurder te besteden. Bij grote oppervlaktes en lange looptijden is het tussenschaken van een ltd of GmbH te overwegen, om er tussendoor met calculeerbaar verlies uit te komen.

Het kopen van grond gebeurt in Duitsland in een notarielle overeenkomst , die alle getroffen regelingen moet omvatten. Eigendom gaat pas over met overschrijving in het grondboek. Als de koper een nieuwe Duitse vennootschap is kan het uit fiscale redenen van belang zijn dat deze reeds is ingeschreven in het handelsregister.

Duitse werknemers

Op arbeidsovereenkomsten tussen Duitse bedrijven en werknemers, die in Duitsland wonen en werken, is Duits recht van toepassing. Het Duitse arbeidsrecht is in veel gevallen van dwingende aard en soms gunstiger dan het Nederlands recht. Arbeidscontracten kunnen mondeling worden gesloten; wel heeft de werknemer recht op een schriftlijk contract. Bij het in dienst nemen van werknemers moet de werkgever zich onder andere aan fiscale en socialezekerheids regelingen, „allgemeinverbindliche“ CAO´s en arbeidsveiligheidsvorschiften houden. Bijzonder aandacht vragen regelingen over proeftijden, tijdelijke arbeidscontracten en postcontractuele concurrentiebedingen. Mislukte regelingen hierover kunnen hoge schade voor de werkgever veroorzaken. Ontslaan kan in Duitsland alleen schriftelijk. Ontslaan op staande voet kan alleen binnen viertien dagen na bekend worden van de dringende ontslagreden. Beëindigingsvergoedingen zijn in Duitsland lager dan in Nederland.

Contracten met klanten en leveranciers (individuele contracten en algemene voorwaarden) in Duitsland

Nadat het bedrijf in Duitsland is opgericht zullen schriftelijke contracten volgens Duits recht met klanten en leveranciers moeten worden gesloten. Vertaling van Nederlandse contracten is dus niet voldoende. Het is aan te raden algemene voorwaarden, modelcontracten en modelbrieven van tijd tot tijd op hun actualiteit (ordervolumina, productierisico´s, wetswijzigingen etc.) te controlleren en zo nodig aan te passen.

Direct marketing, promotie, reclame (oneerlijke concurrentie, inbreuk op merkenrecht) in Duitsland

Zich niet aan de wettelijke regels houden kan snel een aanmaning tot nalaten (met verplichte betaling van de veroorzaakte advocatenkosten) en een vordering voor schadevergoeding tot gevolg hebben. Reclame via telefoon, fax of mail is alleen toegestaan als de geadresseerde er geen bezwaar tegen heeft. De colofon op de homepage moet aan de wettelijke eisen voldoen. Vroegtijdige recherche naar in Duitsland bescherming biedende merken en domains van derden vermeidt ergernis.

Philipp-Herlyn de Buhr, Nederlandstalige Duitse advocaat (Rechtsanwalt), Hamburg